Blockchain puede acabar con la incertidumbre que se asocia a una auditoría remota. El principal escollo a la hora de integrar este tipo de validaciones en remoto se relaciona con la necesidad de evitar la picaresca en cuanto a los datos presentados por las organizaciones. Blockchain se ha convertido en la forma más eficaz de eliminar esta reticencia.
Cuando el distanciamiento social cambia las dinámicas de trabajo
La irrupción del SARS-CoV-2 en el escenario global en forma de pandemia ha generado altos grados de incertidumbre en la adaptación de los métodos de trabajo tradicionales.
Cuando el desplazamiento y la presencia física no son una opción aceptable, es necesario buscar alternativas viables para poder mantener los estándares de calidad y de seguridad bajo los niveles deseables.
La transición tecnológica de todos los sectores de actividad venía siendo la tendencia en innovación organizacional. Sin embargo, a la luz de los acontecimientos, esta transición hacia métodos de trabajo remotos y medios telemáticos se ha visto acelerada e implementada, con más o menos éxito, a toda velocidad.
¿Son necesarias las auditorías presenciales?
Más allá de la necesidad del mantenimiento de un estándar, es necesario evaluar en qué casos es realmente imperativo que una persona ajena al establecimiento tenga acceso al mismo. En este sentido, uno de los aspectos que más dudas o más incertidumbre genera son las inspecciones y las auditorías a los establecimientos alimentarios.
Desde el punto de vista del riesgo, la deambulación por áreas de elaboración de alimentos está desaconsejada, a no ser que sea estrictamente necesario. Y esto debería ser válido también para los auditores e inspectores, sin excepción.
El riesgo que suponen las auditorías presenciales
Independientemente de la vigencia de una pandemia, ¿hasta qué punto es aconsejable que un establecimiento alimentario reciba a personas ajenas a la organización? Por muy bien preparados que estén los auditores, ¿no deja de ser un riesgo añadido el transitar por una zona donde se elaboran alimentos?
El problema no se limita únicamente a las auditorías de certificación. Las instalaciones de producción de alimentos reciben mensualmente inspecciones, controles oficiales y auditorías de organizaciones que van desde las administraciones competentes, hasta los auditores contratados por el cliente para hacer auditorías de segunda parte.
La postura de los estándares en el sector de la alimentación
Los promotores de estándares avalados por GFSI más conocidos anunciaron en primera instancia que no iban a prorrogar los certificados si éstos vencían durante la pandemia. Incluso en aquellos casos en los que no existía la posibilidad de desplazar al sitio a un auditor acreditado.
A medida que la convivencia con la pandemia se iba haciendo más duradera, transfronteriza y evidente, GFSI se vio obligada a señalar la conveniencia de prorrogar los certificados próximos a vencer durante seis meses (comunicado oficial GFSI).
En este sentido se debe de realizar una evaluación conforme al riesgo de la empresa que ostenta el certificado y prorrogar éste o no en función del resultado de este análisis. No se habla, sin embargo, en ningún momento de la posibilidad real y efectiva de realizar auditorías remotas, algo que ya es una realidad válida y vigente tal y como señala la norma ISO 19011:2018.
Auditorías remotas según la norma ISO 19011:2018
La norma ISO 19011:2018 ya deja claro que las auditorías se pueden realizar de manera remota, sin embargo, es un paso que no estábamos preparados para dar, hasta que la realidad nos ha empujado en este sentido.
Lejos de la aparente improvisación de digitalización forzada por la pandemia de coronavirus, la norma reina para la realización de auditorías prevé la deslocalización de éstas. Es decir, aborda de manera específica la posibilidad de que el auditor no tenga que desplazarse para dar veracidad a los datos auditados.
Localización del auditor
Los métodos para desarrollar una auditoría se pueden dividir entre los que requieren la interacción persona a persona y aquellas que no lo requieren. En ambos casos, la localización del auditor no tiene por qué coincidir físicamente con la persona con la que tiene que interactuar. En este sentido la norma permite la interacción remota a través de:
- Realización de entrevistas.
- Observación de los trabajos en remoto, con una transmisión de video en streaming, por ejemplo.
- Utilizando listas de verificación y cuestionarios.
- Realizando revisiones de la documentación con la participación del auditor.
Actividades de auditoría que no requieren de interacción
Como fase previa a la realización de una auditoría siempre es necesario que el auditor analice y revise la información relativa al sistema de gestión del cliente. Esta fase siempre se realiza de forma remota, es decir, el auditado envía previamente los documentos de su sistema de gestión al auditor, con la finalidad de que éste pueda planificar y estructurar la auditoría conforme a los fines de ésta.
La norma también prevé que la observación de los trabajos se pueda hacer a través de medios de vigilancia estándares, como cámaras de seguridad, siempre y cuando se respeten la legalidad vigente al respecto.
Verificación de la información
Lo que genera más dudas de cara a una auditoría remota o virtual es la posibilidad de que la empresa auditada muestre datos que no se puedan verificar. En cualquier auditoría la información debe poder ser verificada respecto a lo siguiente:
- Debe ser completa, en el sentido en que toda la información esperada esté correctamente documentada.
- Debe ser correcta y el contenido ajustarse a los estándares establecidos si estos existieran.
- La información debe ser consistente con la documentación en sí misma y con los documentos relacionados.
- Los datos deben estar actualizados.
¿Cómo puede ayudarte Blockchain en las auditorías remotas?
El auditor debe de asegurarse de que la información auditada sea íntegra, en el sentido de que sea correcta y veraz. La utilidad de Blockchain en la auditoría remota es precisamente la de dotar a los datos y a la información de esa capa extra de veracidad e inmutabilidad.
Blockchain te ayuda a acreditar los datos auditables de tus procesos. Pongamos el caso en que un operador alimentario registrara, por ejemplo, los resultados de la vigilancia real de las variables relacionadas con sus Puntos de Control Críticos. En este caso se podría, virtualmente, abrir una ventana al auditor para que revisara con total confiabilidad que sus procesos se ajustan a los estándares de seguridad alimentaria.
Blockchain puede, verdaderamente, reducir la permanencia de auditores e inspectores en las zonas productivas que son, he hecho, las más sensibles de una instalación alimentaria, a través de las auditorías remotas.
Si las auditorías remotas tienen tantas ventajas ¿Por qué no se han utilizan con más frecuencia? ¿Quieres saber cómo podemos hacer reducir la deambulación de auditores en tus instalaciones? Nuestro software te ayudar a estar preparado para las auditorías alimentarias. Ponte en contacto con nosotros.
