Cumplir con los requisitos que irá estableciendo la CSRD (Corporate Sustainability Reporting Directive) implica un proceso riguroso de recopilación de datos ESG (ambientales, sociales y de gobernanza) de los proveedores. Para asegurar que estos datos sean precisos, fiables y verificables, es fundamental seguir buenas prácticas en la solicitud y recopilación de la información. Esta checklist ESG te ayudará a guiar este proceso, junto con los errores que debes evitar para no comprometer la calidad de los datos.
Pasos clave para recopilar datos ESG de tus proveedores
1. Define qué datos ESG necesitas recolectar
Antes de contactar a tus proveedores, asegúrate de tener clara la lista de indicadores ESG que son relevantes para tu empresa y necesarios para cumplir con la aplicación de la CSRD. Divide los datos en categorías ambientales, sociales y de gobernanza y establece un calendario de implantación
- Acciones a realizar:
- Identificar los indicadores ambientales clave: huella de carbono (Alcances 1, 2 y 3), consumo de agua, gestión de residuos, uso de energía renovable.
- Establecer los indicadores sociales: condiciones laborales, igualdad de género, derechos humanos, salud y seguridad.
- Definir los indicadores de gobernanza: prácticas anticorrupción, políticas de ética empresarial, cumplimiento normativo.
- No olvides: Alinear estos indicadores con los requisitos específicos de la aplicación del análisis de materialidad de la CSRD y otros marcos internacionales relevantes, como el Greenhouse Gas Protocol o los Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS).
2. Utiliza una plantilla estandarizada de recolección de datos
Una plantilla o modelo de reporte estandarizado facilita la recopilación de datos y asegura que todos los proveedores reporten la información de manera coherente y comparable. Esto te ayudará a analizar la información de manera más eficiente.
- Acciones a realizar:
- Crear un formulario claro y estructurado, especificando qué indicadores ESG deben completar los proveedores.
- Asegurarse de que el modelo incluye guías para ayudar a los proveedores a entender cómo deben medir y reportar cada indicador.
- No hagas esto: Evitar solicitar datos en formatos o unidades de medida que varíen entre proveedores. Mantén la consistencia para evitar errores en la comparación de datos.
3. Capacita a tus proveedores sobre la importancia de los datos ESG
No todos los proveedores están familiarizados con los requisitos ESG o las normativas como la CSRD. Proporcionar capacitación o recursos que expliquen la importancia de recopilar y reportar estos datos ayuda a mejorar la calidad de la información.
- Acciones a realizar:
- Organizar webinars o talleres sobre cómo recopilar datos ESG de acuerdo con los estándares internacionales.
- Compartir guías o ejemplos de buenas prácticas para que los proveedores sepan cómo medir y reportar correctamente sus datos.
- No hagas esto: No asumas que todos los proveedores están al tanto de las normativas ESG. Ignorar la formación puede llevar a recibir datos incompletos o incorrectos.
4. Implementa un sistema digital para recopilar y verificar datos
Utilizar una plataforma de software para la gestión ESG permite centralizar la recopilación de datos, facilitando el seguimiento y la verificación en tiempo real.
- Acciones a realizar:
- Utilizar un software de gestión ESG que permita a los proveedores subir sus informes directamente.
- Asegurarse de que la plataforma esté alineada con los requisitos de la CSRD y que permita la generación de informes automatizados.
- No hagas esto: Evitar la gestión manual de los datos ESG, ya que aumenta el riesgo de errores y dificulta la verificación.
5. Realiza auditorías internas y externas de los datos ESG
La verificación de los datos ESG es fundamental para garantizar su exactitud y credibilidad. Realiza auditorías internas para revisar los datos y, si es posible, auditorías externas para proporcionar una validación imparcial.
- Acciones a realizar:
- Programar auditorías regulares para revisar los datos ESG enviados por los proveedores.
- Contratar auditores externos para verificar la autenticidad de la información, utilizando estándares reconocidos como ISO 14064 (para emisiones de carbono) o SA8000 (para condiciones laborales).
- No hagas esto: No confíes ciegamente en los datos proporcionados sin un proceso de verificación. Los datos no auditados pueden contener errores o ser inexactos.
6. Fomenta la mejora continua con tus proveedores
El proceso de recopilación de datos ESG no termina con un solo reporte. Trabaja junto a tus proveedores para mejorar sus prácticas sostenibles, brindando apoyo continuo y estableciendo metas conjuntas.
- Acciones a realizar:
- Revisar regularmente el desempeño ESG de los proveedores y proporcionarles retroalimentación para fomentar mejoras.
- Establecer metas de sostenibilidad a largo plazo que se puedan evaluar de manera conjunta.
- No hagas esto: Evitar la comunicación y seguimiento continuo. Recopilar datos sin hacer nada para mejorar la sostenibilidad a largo plazo limita el impacto positivo de tus acciones ESG.
7. Incentiva a los proveedores comprometidos con la sostenibilidad
Reconocer a los proveedores que sobresalen en el cumplimiento de los objetivos ESG y que adoptan prácticas sostenibles genera motivación y alienta una mayor colaboración.
- Acciones a realizar:
- Ofrecer incentivos, como contratos a largo plazo o preferencias en licitaciones, a los proveedores que demuestran un fuerte compromiso con la sostenibilidad.
- Publicar reconocimientos o premios para destacar a los proveedores más comprometidos en informes públicos o eventos de sostenibilidad.
- No hagas esto: No ignores a los proveedores que están trabajando activamente para mejorar su desempeño ESG. Su falta de reconocimiento puede desmotivarlos a mantener esas prácticas.
Errores comunes a evitar al recopilar datos ESG de proveedores
1. No establecer un marco claro desde el principio
Uno de los mayores errores es no definir claramente qué datos son necesarios y cómo deben ser reportados. Esto genera confusión entre los proveedores y puede dar lugar a datos incompletos o incorrectos.
- Evita: Solicitar información general sin un marco específico o sin proporcionar una guía clara.
2. Solicitar datos irrelevantes
Otro error es pedir datos ESG que no son relevantes para la operación de ciertos proveedores, lo que genera una sobrecarga innecesaria de trabajo y provoca que los proveedores pierdan interés.
- Evita: Pedir indicadores ESG genéricos que no se aplican al sector o la actividad de tu proveedor.
3. No involucrar a los proveedores en el proceso
Fallar en la comunicación con los proveedores sobre por qué se necesitan los datos ESG puede hacer que no tomen en serio la solicitud o no prioricen la sostenibilidad.
- Evita: Ignorar la colaboración y no dar seguimiento a los proveedores para garantizar que comprenden la importancia de los datos ESG.
4. Depender de datos no verificados
Un error grave es aceptar los datos sin realizar verificaciones, lo que compromete la calidad del informe ESG y podría causar incumplimientos normativos.
- Evita: Aceptar datos sin realizar auditorías o sin utilizar plataformas que permitan verificar la autenticidad de los datos.
Conclusión
Recopilar datos ESG de proveedores es esencial para cumplir con la CSRD y otras normativas internacionales de sostenibilidad. Al seguir estas buenas prácticas, puedes asegurar que el proceso de recopilación sea eficiente, preciso y beneficioso tanto para tu empresa como para tus proveedores. Evitar los errores comunes te permitirá generar informes ESG sólidos y mejorar continuamente la sostenibilidad en toda la cadena de suministro.
